Găng tay trắng – Phương pháp nâng cao trải nghiệm ứng viên trong tuyển dụng

Các nhà tuyển dụng nhận ra rằng cần phải đem lại những trải nghiệm tuyệt vời để có thể thu hút và đem lại những ứng viên thực sự xuất sắc mà các nhà quản lý tuyển dụng yêu cầu. Với phương pháp “Găng tay trắng”, các nhà tuyển dụng sẽ không chỉ nâng cao trải nghiệm ứng viên, để lại ấn tượng mạnh mẽ đối với ứng viên mà còn chứng minh một cách thuyết phục rằng công ty của bạn thực sự khác biệt.

Nếu bạn có chức năng tìm kiếm ứng viên cao cấp thì tức là bạn đã đang áp dụng một biến thể của phương pháp găng tay trắng cho những ứng viên này. Cách tiếp cận tập trung vào ứng viên này được đặc biệt thiết kế với mục đích gây ấn tượng cho ứng viên, để khi những người tuyển dụng mới được hỏi “Tại sao bạn lại trả lời Có?”, họ có thể liệt kê ra ít nhất hai trải nghiệm ứng viên như là một trong những yếu tố hàng đầu để giúp họ thay đổi quyết định.

Ngay cả khi bạn không có ý định thiết kế một trải nghiệm găng tay trắng riêng biệt dành cho những ứng viến đặc biệt, bạn có thể thấy rằng việc sử dụng phương pháp này trong suốt quá trình tuyển dụng có thể cải thiện đáng kể xếp hạng của ứng viên trên mạng xã hội. Phương pháp găng tay trắng ảnh hưởng mạnh mẽ đế quyết định của ứng viên bởi nó có thể để lại ấn tượng mạnh mẽ và đáng nhớ đối với họ.

Dưới đây là một số các hoạt động của phương pháp “găng tay trắng”, được tách thành các bước khác nhau trong quy trình tuyển dụng mà các nhà tuyển dụng nên xem xét:

Đặc điểm của phương pháp găng tay trắng

Thông thường, phương pháp điển hình không phản hồi “đừng gọi cho chúng tôi” mà các nhà tuyển dụng áp dụng với các ứng viên vi phạm hầu hết mọi nguyên lý của dịch vụ khách hàng cơ bản và quản trị quan hệ khách hàng. Vì vậy, việc sử dụng phương pháp găng tay trắng phải dựa trên những người sử dụng nền tảng này

• Ứng viên được ưu tiên: Hãy làm theo các phương pháp dành cho những khách hàng cao cấp tại sân bay/ ngân hàng/ khách sạn. Và hãy thể hiện rõ với các ứng viên và những người khác rằng họ đang được ưu tiên và đối xử một cách đặc biệt như những khách hàng cao cấp để khiến cho ứng viên cảm thấy họ thực sự có giá trị đối với công ty.
• Để lại ấn tượng tốt đẹp: Mục tiêu chính là phải để lại ấn tượng trong lòng ứng viên, khiến họ cảm thấy tin tưởng rằng khi trở thành nhân viên của công ty, họ vẫn sẽ được đối xử như một ứng viên.
• Sử dụng chiến lược chăm sóc khách hàng: Cần chú ý đến từng chi tiết nhỏ để đảm bảo việc thực hiện quy trình chăm sóc khách hàng diễn ra một cách suôn sẻ, giúp nâng cao trải nghiệm ứng viên.
• Phản ứng nhanh nhẹn: Phản hồi những câu hỏi, thắc mắc của ứng viên một cách nhanh nhất có thể.
• Cá nhân hoá trải nghiệm ứng viên: Việc cá nhân hoá trải nghiệm khiến cho ứng viên cảm thấy đặc biệt. Hãy đảm bảo đem đến cho ứng viên những trải nghiệm riêng biệt, phù hợp với nhu cầu của từng ứng viên.
• Tốc độ: Những ứng viên đặc biệt có rất nhiều lựa chọn với những vị trí ở nhiều công ty khác nhau. Vì vậy quá trình quyết định của bạn cần phải diễn ra nhanh chóng, ít nhất là phải nhanh như các công ty đối thủ của bạn. Thông thường, những ứng viên đặc biệt này cần được tuyển trong thời gian từ 1 đến 15 ngày.
• Hành động dựa theo dữ liệu: Hãy khảo sát các ứng viên và tất các các nhân viên mới để tìm ra yếu tố nào trong quy trình tuyển dụng tạo ra những ấn tượng tích cực và yếu tố nào khiến ứng viên có những suy nghĩ tiêu cực.
• Đừng thể hiện thái độ “Chúng tôi không cần bạn”: Các ứng viên đặc biệt mong muốn được hoan nghênh, được chào đón, vì vậy họ không thích khi cảm thấy nhà tuyển dụng không trân trọng giá trị của họ.
• Giữ lời hứa: Nếu như nhà tuyển dụng không thực hiện đúng lời nói của mình hay không đúng hẹn dù chỉ một lần, các ứng viên sẽ có ấn tượng xấu về công ty và nghi ngờ sự uy tín của doanh nghiệp.
• Hãy giao tiếp một cách chuyên nghiệp: Giao tiếp hai chiều là rất cần thiết, vì vậy bạn phải khiến cho quá trình tuyển dụng trở thành một cuộc hội thoại mở rộng và chuyên nghiệp.
• Không liên hệ với người tham chiếu công việc hiện tại của ứng viên: Bạn sẽ mắc phải một lỗi rất nghiêm trọng nếu bạn liên hệ trước với sếp hiện tại của ứng viên và khiến cho họ biết rằng nhân viên của họ đang đi tìm một công việc khác.

Giai đoạn trước khi bắt đầu tuyển dụng

• Duy trì một “yêu cầu mở”/tuyển dụng vô thời hạn: Sẽ thật phí phạm nếu một ứng viên sẵn sàng để ứng tuyển nhưng trong thời điểm đó lại không có yêu cầu tuyển dụng nào sẵn có. Để tránh rơi vào tình trạng đó, hãy đưa ra một sự tiền chấp thuận, “một yêu cầu luôn mở” cho phép nhà tuyển dụng câu được những tài năng một cách bất chợt.
• Chỉ định nhà tuyển dụng ứng viên đặc biệt: Khi có thể, hãy chỉ định và đào tạo một nhà tuyển dụng đặc biệt để xử lý các ứng viên đặc biệt.

Giai đoạn sau khi ứng tuyển

• Nếu bạn đã tiếp cận được các ứng viên tiềm năng, đừng yêu cầu họ cung cấp CV ngay lập tức. Đầu tiên, hãy chấp nhận hồ sơ LinkedIn của họ và tránh việc phải chờ ứng viên cập nhật CV của họ.
• Ngay lập tức liên hệ với người nộp đơn: Khi đã xác định được những ứng viên đặc biệt, hay gọi cho họ ngay lập tức và để họ biết là bạn đánh giá cao họ (nếu họ được giới thiệu, hãy nhờ nhân viên giới thiệu giúp đỡ).
• Hỏi về thời gian biểu của họ: Đừng lảng tránh. Hãy hỏi các ứng viên về thời gian mà họ sẽ đưa ra quyết định có nhận lời mời làm việc của bạn không.
• Hãy hối thúc họ nói chuyện với quản lý tuyển dụng: Các ứng viên mong muốn được nói chuyện với người đưa ra quyết định, vì vậy hãy thúc giục họ làm điều đó.

Giai đoạn trước khi phỏng vấn

• Đừng giữ bí mật: Hãy thông báo đầy đủ cho ứng viên về những gì sẽ xảy ra trong quá trình phỏng vấn, bao gồm mục tiêu của bạn, những gì sẽ xảy ra, khi nào và tại sao (Johnson & Johnson là điểm chuẩn).
• Hãy cung cấp cho ứng viên thông tin về thành viên trong nhóm: Các ứng viên đặc biệt luôn mong muốn có cơ hội được học hỏi từ những người tốt nhất. Hãy cung cấp cho họ hồ sơ Linkedin của những thành viên ở trong nhóm.
• Hãy sắp xếp thời gian phù hợp với lịch trình của ứng viên: Các ứng viên có thể bị buộc phải đáp ứng theo lịch trình của người quản lý và điều này đồng nghĩa với việc tiết lộ rằng bạn không coi trọng giá trị của họ. Vì vậy, hãy sắp xếp lịch hẹn phỏng vấn sao cho thuận tiện nhất với ứng viên.

Trong cuộc phỏng vấn

• Nhiều cuộc phỏng vấn trong 1 ngày: Hãy cố gắng sắp xếp và hoàn thành hết các cuộc phỏng vấn với các ứng viên chỉ trong 1 ngày.
• Thuyết phục mọi người tham gia cuộc phỏng vấn: Những người tham gia cuộc phỏng vấn chính thức sẽ để lại ấn tượng đối với ứng viên, vì vậy hãy thuyết phục những nhân viên giỏi, có vị trí quan trọng tham gia vào cuộc phỏng vấn.
• Đối xử công bằng: Trước khi bắt đầu các cuộc phỏng vấn, hãy hỏi ứng viên họ cần những thông tin gì, cần gặp những ai trước khi đưa ra quyết định và sau đó cung cấp thông tin cho từng ứng viên.
• Giảm số lượng các cuộc phỏng vấn: Nghiên cứu của Google tiết lộ rằng sau hai cuộc phỏng vấn, các nhà tuyển dụng rất khó để tiếp tục đánh giá một cách chính xác trong những cuộc phỏng vấn tiếp theo, và sau bốn cuộc phỏng vấn cá nhân, sự đánh giá của nhà tuyển dụng hầu như không còn chính xác nữa. Ngoài ra, hãy giới hạn số lượng người phỏng vấn ở mức 4 người để sắp xếp lịch trình một cách dễ dàng.
• Dành một nửa thời gian thuyết phục ứng viên: Hãy thực hiện một số đánh giá quan trọng bên ngoài cuộc phỏng vấn, và dành một nửa thời gian để thuyết phục ứng viên nhận việc.
• Tránh hỏi những câu hỏi đã được trả lời trong CV của ứng viên: Đừng khiến ứng viên nghĩ rằng bạn chưa dành thời gian tìm hiểu và xem kĩ CV của họ.
• Tránh hỏi những câu phỏng vấn chung chung: Hãy nhớ rằng bạn là một chuyên gia dày dặn kinh nghiệm, vì vậy hãy tránh hỏi ứng viên những câu hỏi chung chung như (Điểm yếu của bạn là gì, tại sao bạn lại vượt trội so với người khác,…)
• Loại bỏ những câu hỏi trùng lặp: Đừng tốt thời gian vào việc lặp lại các câu hỏi giống nhau trong các cuộc phỏng vấn. Điều này sẽ khiến cho ứng viên nghĩ rằng giữa những người phỏng vấn không có sự giao tiếp hay trao đổi thông tin.
• Chỉ đặt những câu hỏi dự đoán hiệu suất công việc: Google có một trình tạo câu hỏi được xác nhận. Cố gắng tập trung đưa ra những câu hỏi nhằm giải quyết các vấn đề hiện tại và sắp tới.

Giai đoạn sau buổi phỏng vấn

• Giới thiệu ứng viên với giám đốc điều hành: Giới thiệu ứng viên với ít nhất hai giám đốc điều hành hoặc quản lý cấp cao để để cho họ thấy giá trị của ứng viên.
• Sắp xếp cuộc gặp mặt 1 – 1 với thành viên trong nhóm: Hãy để ứng viên tìm hiểu và làm quen với đồng nghiệp bằng cách sắp xếp cuộc gặp riêng với thành viên được tôn trọng nhất trong nhóm.
• Cho ứng viên thấy công việc tốt nhất: Hãy cho ứng viên thấy những công việc hay dự án thú vị nhất mà nhóm hoặc công ty bạn đang làm.
• Tạo nên sự khác biệt: Bất cứ khi nào có thể, hãy cho ứng viên thấy công việc của họ đã tạo nên khác biệt như thế nào hay đem lại những thành quả cụ thể gì. Đây là một bước vô cùng quan trọng.

Giai đoạn đưa ra phản hồi sau khi phỏng vấn

• Yêu cầu ứng viên đưa ra phản hồi: Trước khi ứng viên ra về, hãy hỏi ý kiến phản hồi của họ về cuộc phỏng vấn và những vấn đề cần được cải thiện.
• Không chậm trễ: Đảm bảo rằng bạn cung cấp phản hồi trực tiếp trong vòng 2 ngày sau cuộc phỏng vấn chính thức.
• Phản hồi cá nhân: Những ứng viên xuất sắc nhận thức được giá trị của mình, do đó họ thường mong đợi những phản hồi tích cực một cách chi tiết (không chung chung hoặc tiêu cực).

Giai đoạn nhà tuyển dụng đưa ra quyết định lựa chọn cuối cùng

• Hạn chế quyết định tuyển dụng đồng thuận: Tránh đưa ra những quyết định đồng thuận bởi nó mất nhiều thời gian và nó có thể khiến bạn mất đi những người đổi mới, những người luôn đưa một quyết định duy nhất.
• Sử dụng một danh sách (weighted checklist) để đánh giá sau cuộc phỏng vấn: Nó giảm thiểu sự thiên vị một cách vô thức làm cho việc đánh giá trở nên nhanh hơn bởi người tuyển dụng không phải mất thời gian trong việc tìm kiếm và lựa chọn tiêu chí đánh giá.
• Đừng để cho bất kì quản lý nào từ chối ứng viên vì lý do không phù hợp với tổ chức: Họ là những ứng viên xuất sắc, vì vậy đừng để cho bất kì một quản lý nào từ chối họ, thay vào đó, hãy giao họ cho những người khác.

Trong quá trình mời làm việc

• Trao đổi với ứng viên về quyền lợi: Nếu nhà tuyển dụng biết và đáp ứng đầy đủ các tiêu chí và yêu cầu của ứng viên, lời mời làm việc của bạn sẽ ít có khả năng bị từ chối hơn. Hãy hỏi trực tiếp một cách rõ ràng “Bạn yêu cầu mức lương bao nhiêu, phúc lợi như thế nào?”
• Hãy sẵn sàng thay đổi công việc: Hãy thể hiệ sự sẵn sàng để thay đổi hay điều chỉnh công việc phù hợp với ứng viên. Điều này sẽ gia tăng cơ hội thu hút ứng viên hơn vì nó thể hiện sự linh hoạt và cá nhân hoá trong công việc của bạn.
• Tạo sự bất ngờ: Hãy đưa ra những lời đề nghị thú vị và bất ngờ, bao gồm việc ứng viên có thể tuỳ chọn làm việc tại nhà, tuỳ chọn dự án và tuỳ chọn số tiền thưởng cho việc gia nhập công ty.
• Cho phép ứng viên chấp nhận đề nghị qua điện thoại: Điều này có thể khiến cho ứng viên dễ dàng đồng ý lời mời làm việc của bạn ở bất cứ đâu.
• Đưa ra những ưu đãi hấp dẫn: Bằng cách đưa ra một số tiền thưởng hấp dẫn, nhà tuyển dụng sẽ khuyến khích ứng viên chấp nhận lời mời làm việc một cách nhanh chóng (vì họ sẽ không nhận được khoản tiền nếu họ không đưa ra quyết định nhanh chóng)
• Khuyến khích nhân viên thuyết phục ứng viên: Sự chấp nhận của đồng nghiệp là yếu tố vô cùng quan trọng đối với ứng viên, vì vậy cố gắng hết sức để khuyến khích nhân viên của bạn làm điều này.
• Thuyết phục người tham chiếu: Trong khi nói chuyện với người tham chiếu, hãy dành một chút thời gian để thuyết phục họ về cơ hội tuyển dụng bởi ứng viên thường tham khảo ý kiến của người tham chiếu trước khi đưa ra quyết định.

Giai đoạn sau khi đã kết thúc tuyển dụng

• Duy trì mối quan hệ: Nếu một ứng viên đặc biệt từ chối lời đề nghị làm việc của bạn, hãy thuyết phục họ tham gia cộng đồng nhân lực hoặc chỉ định một nhân viên hay một nhà tuyển dụng duy trì mối quan hệ với họ để tạo cơ hội cho việc tuyển dụng trong tương lai.
• Tiến hành phân tích: Sau mỗi lần lần tuyển dụng thành công và thất bại, các nhà tuyển dụng cần liên tục xác định các yêu tố quan trọng và những vấn đề cần phải thay đổi để cải thiện quá trình tuyển dụng

Đo lường hiệu quả

• Tỷ lệ từ chối: Tỷ lệ ứng viên không tham gia cuộc phỏng vấn cuối cùng (thấp hơn 30%)
• Tỷ lệ chấp nhận: Tỷ lệ ứng viên chấp nhận lời mời làm việc (cao hơn 75%)
• Ứng viên có tiếp tục ứng tuyển vào công ty bạn không? Tỷ lệ phần trăm ứng viên nói họ sẽ tiếp tục ứng tuyển và tỷ lệ phần trăm ứng viên thực sự tiếp tục ứng tuyển ở công ty bạn (cao hơn 75%)
• Ứng viên có tham gia cộng đồng nhân lực không? Tỷ lệ phần trăm các ứng viên từ chối lời mời làm việc tham gia vào cộng đồng nhân lực (cao hơn 50%)
• Ứng viên có giới thiệu cho bạn bè không? Dựa trên kinh nghiệm của ứng viên, họ có gợi ý bạn bè của họ tham gia ứng tuyển vào công ty bạn không (cao hơn 75%)
• Liệt kê những vấn đề cần được cải thiện: Liệt kê tất cả những yếu tố tiêu cực khiến ứng viên cảm thấy không muốn chấp nhận lời mời làm việc tại công ty bạn.

Khi bạn làm một công việc trong lĩnh vực kinh doanh, bạn sẽ nhận ra rằng trong cùng một công việc, những ứng viên xuất sắc có khả năng trở thành những người có thành tích hàng đầu và có khả năng làm việc hiệu quả gấp 10 lần so với những nhân viên bình thường. Những nhà tuyển dụng cần nhanh chóng hiểu được tầm quan trọng của việc sử dụng phương pháp găng tay trắng để cải thiện quy trình tuyển dụng một cách hiệu quả hơn. Nếu bạn muốn tìm hiểu bí quyết áp dụng phương pháp này, hãy tham khảo ý kiến của các chuyên gia chăm sóc khách hàng, những người giải quyết những vấn đề liên quan đến khách hàng trong doanh nghiệp và bạn sẽ thấy rằng những phương pháp mà họ áp dụng hoàn toàn phù hợp với lĩnh vực tuyển dụng.